Servicio orientado a la organización de fondos acumulados (conjunto de documentos sin tratamiento archivístico), a partir de procesos, procedimientos, y técnicas del ámbito archivístico, y administrativo, en coordinación de la normatividad archivística vigente.

graficoProceso archivístico, en el cual se elabora El Cuadro de Clasificación Documental – CCD, considerado como instrumento archivístico que expresa el listado de todas las series y sub-series documentales con su correspondiente codificación, producto de una investigación institucional donde se identifican funciones, procesos y procedimientos, tomando como referencia:

  • GTC-ISO-TR 26122. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. ANÁLISIS DE PROCESOS DE TRABAJO PARA REGISTROS, Y
  • ISDF Norma Internacional para la Descripción de Funciones,

boxesLa ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos, mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

descripcion-iconEstablecemos los criterios y agrupaciones documentales teniendo en cuenta su adecuación a las reglas de descripción archivística de ámbito nacional e internacional y con el objetivo último de facilitar la identificación, gestión, localización y acceso de los documentos, así como de informar sobre su contexto de creación y accesibilidad.

Basamos nuestro procesos de descripción en los estándares:

  • NTC 4095: Norma general para la descripción archivística; estándar basado en ISAG(G).
  • NTC 6052: Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias; estándar basado en ISAAR(CPF).