Tabla de retención documental/tabla de valoración documental

Valoración y selección de documentos

En este procedimiento establecemos y presentamos un plan de valoración y selección de documentos, donde, describimos las series documentales, aplicando estudios métricos de la información, e investigaciones jurídicas, legales, contables y financieras. Formulamos, analizamos identificamos:

  • propósitos y objetivos,
  • Estrategias, fases y actividades
  • Riesgos,
  • determinación de los tiempos en que se ejecutarán y
  • Políticas de valoración , disposición, conservación de documentos

Elaboración TRD/TVD:

Identificamos y determinamos los documentos físicos y electrónicos, que deben conservarse, a largo plazo, cuanto tiempo estarán en línea para su tramite y consulta, al igual, que sus condiciones de acceso, de acuerdo a la normatividad vigente y la necesidades de la institución, siguiendo las metodologías y practicas archivística.

Valoramos, identificamos y determinamos:

  • Valores primarios
  • Valores secundarios
  • Condiciones de acceso
  • Plazos de conservación
  • Plazos de transferencia documental
  • Documentos para eliminar total o parcialmente

Evaluación y convalidación de las TRD y TVD

Asesoramos y presentamos las TRD y TVD, y los respectivos requisitos descritos en el acuerdo 4 de 2013, AGN, ante el comité evaluador de documentos, del archivo general de la nación, para llevar a cabo su proceso de evaluación, y convalidación.

Aplicación TRD/TVD

A partir de el proceso de valoración y selección de documentos, identificamos los documentos que se deberán conservar o eliminar total o parcial, y de esta manera proceder con selección y eliminación en fondos documentales.