Elaboración y aplicación TRD/TVD

En este procedimiento establecemos y presentamos un plan de valoración y selección de documentos, donde, describimos las series documentales, aplicando estudios métricos de la información, e investigaciones jurídicas, legales, contables y financieras. Formulamos, analizamos identificamos:

• propósitos y objetivos,
• Estrategias, fases y actividades
• Riesgos,
• determinación de los tiempos en que se ejecutarán y
• Políticas de valoración , disposición, conservación de documentos

Identificamos y determinamos los documentos físicos y electrónicos, que deben conservarse, a largo plazo, cuanto tiempo estarán en línea para su tramite y consulta, al igual, que sus condiciones de acceso, de acuerdo a la normatividad vigente y la necesidades de la institución, siguiendo las metodologías y practicas archivística.

Valoramos, identificamos y determinamos:

• Valores primarios
• Valores secundarios
• Condiciones de acceso
• Plazos de conservación
• Plazos de transferencia documental
• Documentos para eliminar total o parcialmente

Asesoramos y presentamos las TRD y TVD, y los respectivos requisitos descritos en el acuerdo 4 de 2013, AGN, ante el comité evaluador de documentos, del archivo general de la nación, para llevar a cabo su proceso de evaluación, y convalidación.

A partir de el proceso de valoración y selección de documentos, identificamos los documentos que se deberán conservar o eliminar total o parcial, y de esta manera proceder con selección y eliminación en fondos documentales.