Tabla de retención documental/tabla de valoración documental

Valoración y selección de documentos
En este procedimiento establecemos y presentamos un plan de valoración y selección de documentos, donde, describimos las series documentales, aplicando estudios métricos de la información, e investigaciones jurídicas, legales, contables y financieras. Formulamos, analizamos identificamos:
- propósitos y objetivos,
- Estrategias, fases y actividades
- Riesgos,
- determinación de los tiempos en que se ejecutarán y
- Políticas de valoración , disposición, conservación de documentos

Elaboración TRD/TVD:
Identificamos y determinamos los documentos físicos y electrónicos, que deben conservarse, a largo plazo, cuanto tiempo estarán en línea para su tramite y consulta, al igual, que sus condiciones de acceso, de acuerdo a la normatividad vigente y la necesidades de la institución, siguiendo las metodologías y practicas archivística.
Valoramos, identificamos y determinamos:
- Valores primarios
- Valores secundarios
- Condiciones de acceso
- Plazos de conservación
- Plazos de transferencia documental
- Documentos para eliminar total o parcialmente

Evaluación y convalidación de las TRD y TVD
Asesoramos y presentamos las TRD y TVD, y los respectivos requisitos descritos en el acuerdo 4 de 2013, AGN, ante el comité evaluador de documentos, del archivo general de la nación, para llevar a cabo su proceso de evaluación, y convalidación.

Aplicación TRD/TVD
A partir de el proceso de valoración y selección de documentos, identificamos los documentos que se deberán conservar o eliminar total o parcial, y de esta manera proceder con selección y eliminación en fondos documentales.